Blog, tin tức

Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Posted on

Sự ra đời của hóa đơn điện tử đã thế chỗ cho những vấn đề và hạn chế về mất chi phí cũng như thời gian chờ đợi, chưa kể còn là một mớ thủ tục hành chính phức tạp và dườm dà. Tuy vẫn còn những khúc mắc tồn tại như: Hóa đơn điện tử chuyển đổi có cần đóng dấu không hay như Hóa đơn điện tử có cần ký số không song không thể phủ nhận với sự ra đời của hóa đơn điện tử, cả hai bên người sử dụng và cơ quan quản lý thuế đều được hưởng những lợi ích mà hóa đơn giấy không thể mang lại. Nổi bật trong những ưu thế ấy phải kể đến vấn đề lưu trữ của hóa đơn điện từ.

Nếu như trước đây, khi doanh nghiệp còn sử dụng hóa đơn giấy, họ phải đau đầu về vấn đề lưu trữ hóa đơn, chứng từ, phải dành cho nó một khoảng không gian để cất trữ thì nay với sự ra đời của hóa đơn điện tử, các vấn đề này không còn là nỗi lo ngại của doanh nghiệp nữa. Theo quy định của Bộ Tài Chính, vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử dành riêng cho 2 bên bên cung cấp và khách hàng sử dụng hóa đơn được quy định như sau:

– Đối với bên bán và phát hành hóa đơn điện tử: Đơn vị phát hành hóa đơn điện tử, tức bên bán và cung ứng sản phẩm, dịch vụ cần lưu trữ tập trung hóa đơn trên hệ thống cơ sở dữ liệu để có thể cung cấp hóa đơn điện tử cho khách hàng bất cứ khi nào (đây là quy định bắt buộc thi hành). Bên cạnh đó, doanh nghiệp bán hàng cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, tức 10 năm kể từ thời điểm tạo lập hóa đơn điện tử.

hóa đơn điện tử

– Đối với bên mua hàng và nhận hóa đơn điện tử: Khi khách hàng sử dụng dịch vụ cũng như sản phẩm của bên nhà cung cấp đồng thời yêu cầu đơn vị bán hàng phải cung cấp hóa đơn điện tử qua email, hộp thư, thiết bị lưu trữ USB hoặc ổ cứng…. thì bên bán hàng phải thực hiện cấp hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng. Khi ấy, khách hàng có thể lưu trữ tệp tin về hóa đơn điện tử được nhận trên máy tính, ổ cứng, USB hoặc bất cứ nơi nào mà khách hàng cảm thấy tiện nghi và bảo mật nhất để thuận tiện cho quá trình khai báo thuế cho doanh nghiệp.

https://lamdepnao.net/dich-vu-nop-thue-dien-tu-etax-co-gi-moi/

Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

Chiếu theo Khoản 2 Điều 11 tại Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định lưu trữ hóa đơn điện tử về lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử được nêu rõ như sau:

Hóa đơn điện tử đã tạo lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử và phải thoả mãn các điều kiện cụ thể về lưu trữ như sau:

– Nội dung của hoá đơn điện tử phải được truy cập bất kể khi nào và còn thời hạn sử dụng để đảm bảo có thể tham chiếu, đối chiếu, so sánh, kiểm tra khi cần thiết.

– Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trên chính cơ sở dữ liệu mà nó được khởi tạo, lập, gửi, nhận hoặc trong cơ sở dữ liệu cho phép thể hiện chính xác nội dung hóa đơn điện tử đó (có thể đọc được định dạng của hóa đơn).

– Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức và phương thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc, địa điểm khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận của hoá đơn điện tử.

Với từng trường hợp quy định cụ thể mà bài viết đã đề cập ở trên, mong rằng bạn đọc đã có thể giải đáp vướng mắc về vấn đề lưu trữ hóa đơn điện tử trong thời hạn quy định của Luật Kế toán.
https://lamdepnao.net/

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *